কীভাবে হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার সংগ্রহ অটোমেট করবেন (ধাপে ধাপে)

Quick answer

হোয়াটসঅ্যাপে অর্ডার সংগ্রহ অটোমেট করতে আপনি আপনার নম্বরটি অফিসিয়াল হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস এপিআই-এর সাথে সংযুক্ত করেন, আপনার পণ্য ক্যাটালগ লোড করেন, এবং একটি এআই সহকারীকে অর্ডার সংক্রান্ত কথোপকথন পরিচালনা করতে দেন। সহকারী গ্রাহকের নিজের ভাষায় পণ্য সংক্রান্ত প্রশ্নের উত্তর দেয়, চ্যাটের মধ্যেই একটি কার্ট পরিচালনা করে, এবং সম্পূর্ণ অর্ডার সংগ্রহ করে — আইটেম, পরিমাণ, ভেরিয়েন্ট, ডেলিভারি ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং পেমেন্ট পছন্দ — তারপর এটি একটি অর্ডার ড্যাশবোর্ডে রেকর্ড করে। SOVA দিয়ে সেটআপে প্রায় দশ মিনিট লাগে, এবং সহকারী ২৪/৭ কাজ করে, রাত এবং সপ্তাহান্তসহ, যখন প্রকৃতপক্ষে অর্ডারগুলোর একটি বড় অংশ আসে।

Key takeaways

• ম্যানুয়াল অর্ডার নেওয়া আপনার বিক্রি সীমিত করে দেয় শুধুমাত্র সেই সময়গুলোতে যখন আপনি নিজে জেগে আছেন এবং উত্তর দিতে মুক্ত আছেন।
• একটি এআই সহকারী হোয়াটসঅ্যাপের মধ্যেই সম্পূর্ণ অর্ডার সংগ্রহ করে, তাই কিছুই আবার স্প্রেডশিটে টাইপ করতে হয় না।
• অটোমেশন গ্রাহকের নিজের ভাষায়, টেক্সট বা ভয়েস নোট দিয়ে অর্ডার সংগ্রহ করে।
• প্রতিটি অটোমেটেড অর্ডার আইটেম, মোট মূল্য, ঠিকানা এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাসসহ রেকর্ড করা হয় যা আপনি সার্চ ও ফিল্টার করতে পারেন।

ম্যানুয়াল অর্ডার সংগ্রহ কেন আপনার বৃদ্ধি সীমিত করে

হোয়াটসঅ্যাপে বিক্রি করা প্রতিটি ব্যবসাই একই সীমায় পৌঁছায়। আপনি হয়তো একদিনে ঠিকভাবে ত্রিশটির মতো কথোপকথনের উত্তর দিতে পারেন। এর বেশি হলে, উত্তর দিতে দেরি হয়, প্রশ্ন এড়িয়ে যায়, এবং ক্রেতারা চুপচাপ একজন প্রতিযোগীকে মেসেজ করে। দ্বিতীয় একজন কর্মী নিয়োগ করলে খরচ দ্বিগুণ হয় কিন্তু নির্ভরযোগ্যতা দ্বিগুণ হয় না — তারাও ঘুমান, এবং তারাও টাইপিং ভুল করেন।

এভাবে হারানো অর্ডারগুলো অদৃশ্য। রাত ১১টায় দাম জিজ্ঞাসা করা এবং কখনোই উত্তর না পাওয়া গ্রাহকের কোনো রেকর্ড থাকে না, তাই বেশিরভাগ মালিক আন্দাজ করতে পারেন না এই বিলম্বে তাদের কতটা ক্ষতি হচ্ছে।

ধাপ ১: হোয়াটসঅ্যাপ সংযুক্ত করুন এবং আপনার ক্যাটালগ লোড করুন

অটোমেটেড অর্ডার সংগ্রহের জন্য কনজিউমার অ্যাপের বদলে অফিসিয়াল হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস এপিআই প্রয়োজন। SOVA মেটা দ্বারা অফিসিয়ালি অনুমোদিত এবং অফিসিয়াল এপিআই-তে চলে, তাই আপনার নম্বর সংযুক্ত করা একটি গাইডেড প্রক্রিয়া যাতে প্রায় দশ মিনিট লাগে — কোনো ডেভেলপার লাগে না। অপশনগুলোর মধ্যে পার্থক্য স্পষ্ট না হলে, হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস অ্যাপ বনাম এপিআই বনাম এআই সহকারী পড়ুন।

এরপর, দাম, ভেরিয়েন্ট এবং ছবিসহ আপনার পণ্যগুলো লোড করুন। এটি শোনার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ: সহকারী শুধু আপনার ক্যাটালগ যা বলে তার ভিত্তিতেই সঠিকভাবে মূল্য জানাতে পারে, তাই একটি সুরক্ষিতভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা ক্যাটালগই অটোমেটেড অর্ডারিংকে বিশ্বাসযোগ্য করে তোলে। আমাদের নির্দেশিকা আপনার হোয়াটসঅ্যাপ পণ্য ক্যাটালগ পরিচালনা করা এটি বর্তমান রাখার বিষয়টি কভার করে।

ধাপ ২: সহকারীকে পুরো অর্ডার কথোপকথন পরিচালনা করতে দিন

ক্যাটালগ সংযুক্ত হয়ে গেলে, সহকারী ঠিক তাই করে যা আপনার সেরা বিক্রয়কর্মী করতেন — পণ্য সংক্রান্ত প্রশ্নের উত্তর দেয়, সঠিক আইটেমের পরামর্শ দেয়, এবং গ্রাহককে কনফার্ম করার দিকে এগিয়ে নেয়। এটি গ্রাহক যে ভাষায় লিখেছেন সেই ভাষায় উত্তর দেয়, এবং এটি ভয়েস নোট বোঝে, যা সেই বাজারগুলোতে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যেখানে গ্রাহকরা টাইপ করার চেয়ে কথা বলতে পছন্দ করেন।

গুরুত্বপূর্ণভাবে এটি শুধু উত্তর দেওয়াতেই থেমে থাকে না। এটি চ্যাটের মধ্যেই একটি কার্ট পরিচালনা করে এবং অর্ডার সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় সবকিছু সংগ্রহ করে।

• কোন পণ্য, কতগুলো এবং কোন ভেরিয়েন্ট — সাইজ, রঙ বা আপনার ক্যাটালগে থাকা যেকোনো অপশন — নিশ্চিত করে।
• কথোপকথনের মধ্যেই ডেলিভারি ঠিকানা এবং ফোন নম্বর সংগ্রহ করে, কোনো ফর্মের মাধ্যমে নয়।
• পেমেন্ট পছন্দ রেকর্ড করে, ক্যাশ অন ডেলিভারিসহ।
• কনফার্মেশনের আগে পরিবর্তন সামলায়, তাই গ্রাহক স্বাভাবিকভাবেই আইটেম যোগ বা বাদ দিতে পারেন।

ধাপ ৩: চ্যাট থ্রেডের বদলে অর্ডার তালিকা থেকে কাজ করুন

অটোমেশন তখনই লাভজনক যখন সংগৃহীত অর্ডারগুলো ব্যবহারযোগ্য হয়। প্রতিটি সম্পন্ন অর্ডার অর্ডার ড্যাশবোর্ডে তার অর্ডার নম্বর, গ্রাহক, আইটেম, মোট মূল্য, ডেলিভারি ঠিকানা এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাসসহ প্রদর্শিত হয় — গ্রাহক বা অর্ডার নম্বর দিয়ে সার্চযোগ্য এবং স্ট্যাটাস, পেমেন্ট স্ট্যাটাস বা তারিখ দিয়ে ফিল্টারযোগ্য।

এটাই দৈনিক রুটিন পরিবর্তন করে দেয়। প্রতিদিন সকালে কী প্যাক করতে হবে তা বের করতে চ্যাট স্ক্রল করার বদলে, আপনি পেন্ডিং অর্ডারের জন্য ফিল্টার করে কাজ শুরু করেন। সেই ভিউটি আরও কাছ থেকে দেখতে হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ম্যানেজমেন্ট দেখুন।

ধাপ ৪: যা কনভার্ট হয়নি তা ফলো আপ করুন

প্রতিটি কথোপকথন একটি কনফার্মড অর্ডারে শেষ হয় না। কিছু গ্রাহক দাম জিজ্ঞাসা করে চুপ হয়ে যান; কেউ কার্ট ভরেন কিন্তু কখনো কনফার্ম করেন না। অটোমেটেড ফলো-আপ কারো মনে রাখা ছাড়াই সেই মানুষদের কাছে পৌঁছায়, যা সাধারণত দ্রুততম রেভিনিউ লাভের জায়গা।

অটোমেটেড সংগ্রহকে হোয়াটসঅ্যাপে পরিত্যক্ত কার্ট পুনরুদ্ধার এবং মেটা-কমপ্লায়েন্ট ব্রডকাস্টের সাথে একত্রিত করুন, তাহলে সহকারী শুধু শেষ ধাপ নয়, পুরো ফানেল জুড়ে কাজ করবে।

বাস্তবে যা পরিবর্তিত হয়

যেসব ব্যবসা অর্ডার সংগ্রহ অটোমেট করে তারা সাধারণত তিনটি জিনিস লক্ষ্য করে। প্রতিটি ঘণ্টায় উত্তর তাৎক্ষণিক হয়ে ওঠে, তাই গভীর রাতের অনুসন্ধান ঠান্ডা হয়ে যাওয়ার বদলে কনভার্ট হয়। অর্ডার রেকর্ড সঠিক হয়ে ওঠে, কারণ হাতে কিছুই আবার টাইপ করা হয় না। এবং মালিক আর বাধা হয়ে থাকেন না, কারণ সহকারী প্রতিটি কথোপকথনের পুনরাবৃত্তিমূলক মাঝামাঝি অংশ সামলায়।

যা বাকি থাকে তা হলো করার যোগ্য কাজ: প্যাকিং, সোর্সিং, কোয়ালিটি, এবং সেই সামান্য কয়েকটি কথোপকথন যেগুলোতে সত্যিই একজন মানুষের প্রয়োজন।

Frequently asked questions

অটোমেটেড অর্ডার সংগ্রহ সেট আপ করতে কতক্ষণ লাগে?

অফিসিয়াল বিজনেস এপিআই-এর মাধ্যমে আপনার হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর সংযুক্ত করতে SOVA দিয়ে প্রায় দশ মিনিট লাগে। সাধারণত দীর্ঘতম কাজ হলো সঠিক দাম ও ভেরিয়েন্টসহ আপনার ক্যাটালগ লোড করা, কারণ সহকারী এখান থেকেই মূল্য জানায়।

সহকারী কি আমার গ্রাহকদের ভাষায় অর্ডার নিতে পারে?

হ্যাঁ। এটি প্রতিটি মেসেজের ভাষা শনাক্ত করে এবং সেই ভাষাতেই উত্তর দেয় — ইংরেজি, উর্দু (রোমান উর্দুসহ), আরবি, হিন্দি, বাংলা এবং জার্মানসহ আরও অনেক ভাষায় — টেক্সট এবং ভয়েস নোট উভয়ের জন্যই।

আমাকে কি নিজে অর্ডার কনফার্ম করতে হবে?

সহকারী স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পূর্ণ অর্ডার সংগ্রহ করে। ফুলফিলমেন্টের নিয়ন্ত্রণ আপনার হাতেই থাকে: অর্ডারগুলো একটি স্ট্যাটাস সহ আসে যা আপনি প্রসেসিং, শিপড এবং ডেলিভারডের মধ্য দিয়ে এগিয়ে নিতে পারেন।

রাতে দেওয়া অর্ডারগুলোর কী হয়?

সেগুলো দিনের অর্ডারের মতোই সংগৃহীত হয়। সহকারী ২৪/৭ কাজ করে, তাই রাত ২টায় দেওয়া একটি অর্ডার সকালে আপনার অর্ডার ড্যাশবোর্ডে সম্পূর্ণ অবস্থায় অপেক্ষা করে, একটি মিস হয়ে যাওয়া অনুসন্ধান হয়ে থাকে না।