হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ম্যানেজমেন্ট: এআই সংগ্রহ করা প্রতিটি অর্ডার ট্র্যাক করুন

Quick answer

হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার ম্যানেজমেন্ট বলতে বোঝায় গ্রাহকরা হোয়াটসঅ্যাপ চ্যাটের মধ্যে যে অর্ডার দেন তা কোনো নোটবুক বা স্প্রেডশিটে কপি না করেই ধরে রাখা এবং ট্র্যাক করা। SOVA এর এআই সহকারী কথোপকথনের মধ্যেই একটি কার্ট পরিচালনা করে এবং সম্পূর্ণ অর্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংগ্রহ করে — আইটেম, পরিমাণ, সাইজ ও রঙের মতো ভেরিয়েন্ট, ডেলিভারি ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং পেমেন্ট পছন্দ। প্রতিটি সংগৃহীত অর্ডার তারপর অর্ডার ড্যাশবোর্ডে তার অর্ডার নম্বর, মোট মূল্য, স্ট্যাটাস এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাসসহ প্রদর্শিত হয়, তাই শত শত চ্যাট স্ক্রল না করেই আপনি দেখতে পান আজ কী প্যাক করতে হবে।

Key takeaways

• এআই হোয়াটসঅ্যাপের মধ্যেই সম্পূর্ণ অর্ডার সংগ্রহ করে — গ্রাহকের জন্য কোনো অ্যাপ ইনস্টল করার দরকার নেই এবং আপনার জন্য কোনো ম্যানুয়াল ডেটা এন্ট্রি নেই।
• প্রতিটি অর্ডার একটি ড্যাশবোর্ডে আইটেম, ভেরিয়েন্ট, মোট মূল্য, ডেলিভারি ঠিকানা এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাসসহ পৌঁছায়।
• চ্যাট হিস্ট্রি খোঁজার বদলে অর্ডার নম্বর, গ্রাহক, স্ট্যাটাস, পেমেন্ট স্ট্যাটাস বা তারিখের পরিসর অনুযায়ী সার্চ ও ফিল্টার করুন।
• অর্ডারের মোট মূল্য, কর এবং সর্বমোট সরাসরি আপনার নিজের ক্যাটালগের মূল্য থেকে আসে, তাই গ্রাহককে যা বলা হয়েছিল আপনি ঠিক তাই দেখেন।

চ্যাট থ্রেডে অর্ডার নেওয়ার সমস্যা

হোয়াটসঅ্যাপ বিক্রির জন্য একটি চমৎকার জায়গা, কিন্তু রেকর্ড রাখার জন্য ভয়ংকর। একটি অর্ডার পাঁচটি আলাদা মেসেজ হিসেবে আসে: একটি পণ্যের ছবি, "২ পিস", "মিডিয়াম", তাড়াহুড়ো করে টাইপ করা একটি ঠিকানা, এবং "COD"। পরের কুড়িজন গ্রাহককে উত্তর দেওয়ার মধ্যেই সেই অর্ডারটি থ্রেডের শত শত মেসেজের নিচে চাপা পড়ে যায়।

বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা এটি সমাধান করে একটি নোটবুক বা স্প্রেডশিট দিয়ে, প্রতিটি অর্ডার হাতে আবার টাইপ করে। এটি ধীর, এবং এখানেই ভুল ঢুকে পড়ে — ভুল সাইজ প্যাক হয়ে যাওয়া, ভুলভাবে কপি করা ডেলিভারি ঠিকানা, একেবারেই কনফার্ম না হওয়া কোনো অর্ডার। বিক্রি করাটা কখনও কঠিন অংশ ছিল না; কঠিন ছিল তার সঠিক রেকর্ড রাখা।

সহকারীকে শুধু প্রশ্নের উত্তর নয়, অর্ডারও সংগ্রহ করতে দিন

গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তনটি হলো, অটোমেশন শুধু দ্রুত উত্তর দেওয়া নয়। SOVA এর এআই হোয়াটসঅ্যাপ কথোপকথনের মধ্যেই একটি কার্ট পরিচালনা করে এবং গ্রাহককে পুরো কেনাকাটার প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে নিয়ে যায়: কোন পণ্য, কতগুলো, কোন ভেরিয়েন্ট, কোথায় ডেলিভারি করতে হবে এবং তারা কীভাবে পেমেন্ট করতে চান। যেহেতু এটি আপনার নিজের ক্যাটালগ থেকে তথ্য পড়ে, তাই এটি প্রকৃত দাম এবং প্রকৃত স্টক অনুযায়ী উত্তর দেয়।

এটাই একটি চ্যাটবট এবং সত্যিকারের ব্যবসা সম্পন্ন করা একটি সহকারীর মধ্যে পার্থক্য। প্রথমে কতটা অটোমেট করবেন তা যদি এখনও ঠিক করছেন, তাহলে আমাদের নির্দেশিকা কীভাবে হোয়াটসঅ্যাপ বিজনেস রিপ্লাই অটোমেট করবেন মূল বিষয়গুলো কভার করে, এবং কীভাবে হোয়াটসঅ্যাপে পণ্য বিক্রি করবেন সেই কথোপকথনগুলোকে বিক্রয়ে পরিণত করার বিষয়টি কভার করে।

• পণ্য, পরিমাণ এবং ভেরিয়েন্ট — সাইজ, রঙ এবং আপনার ক্যাটালগে সংজ্ঞায়িত অন্য যেকোনো অপশন।
• গ্রাহকের বিবরণ: নাম, ডেলিভারি ঠিকানা এবং ফোন নম্বর, কথোপকথনের প্রবাহেই সংগৃহীত।
• পেমেন্ট পছন্দ, ক্যাশ অন ডেলিভারিসহ, যা সহকারী অর্ডারের বিপরীতে রেকর্ড করে।
• একটি চলমান কার্ট যাতে গ্রাহক কনফার্ম করার আগে যোগ করতে বা পরিবর্তন করতে পারেন, ঠিক যেমন তারা একটি ওয়েবসাইটে করতেন।

অর্ডার ড্যাশবোর্ড আপনাকে যা দেখায়

সহকারী যে প্রতিটি অর্ডার সংগ্রহ করে তা অর্ডার ভিউতে প্রদর্শিত হয়। তালিকাটি এক নজরে আপনাকে অর্ডার নম্বর, গ্রাহক, তারিখ, আইটেম সংখ্যা এবং সর্বমোট মূল্য দেখায়, যেখানে স্ট্যাটাস এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাস রঙ-কোডেড লেবেল হিসেবে দেখানো হয়। একটি অর্ডার খুললে সম্পূর্ণ বিবরণ দেখা যায়।

যেহেতু হিসাবগুলো একই ক্যাটালগ থেকে আসে যা থেকে এআই মূল্য জানায়, তাই ড্যাশবোর্ডে সাবটোটাল, কর এবং সর্বমোট মূল্য ঠিক সেই সংখ্যা যা আপনার গ্রাহক চ্যাটে সত্যিই দেখেছিলেন। মিলিয়ে দেখার জন্য কোনো দ্বিতীয় সূত্র নেই।

• পরিমাণ, ইউনিট মূল্য, লাইন টোটাল এবং সাইজ ও রঙের মতো ভেরিয়েন্টসহ আইটেম।
• মোট মূল্য: সাবটোটাল, যেকোনো ছাড়, কর এবং আপনার নিজের মুদ্রায় সর্বমোট মূল্য।
• ফুলফিলমেন্ট বিবরণ — ডেলিভারি ঠিকানা, পেমেন্ট পদ্ধতি এবং অর্ডারের সাথে যুক্ত যেকোনো নোট।
• অর্ডার স্ট্যাটাস (পেন্ডিং, প্রসেসিং, শিপড, ডেলিভারড, বাতিল, রিফান্ডেড) এবং পেমেন্ট স্ট্যাটাস।

যে অর্ডারটি আপনার দরকার তা খুঁজে বের করা

একটি ড্যাশবোর্ড তখনই কাজের যখন আপনি শত শতের মধ্যে একটি অর্ডার খুঁজে পেতে পারেন। আপনি অর্ডার নম্বর, গ্রাহকের নাম বা ফোন দিয়ে সার্চ করতে পারেন, এবং অর্ডার স্ট্যাটাস, পেমেন্ট স্ট্যাটাস বা তারিখের পরিসর দিয়ে ফিল্টার করতে পারেন — তারপর তারিখ বা অর্ডার মূল্য অনুযায়ী সাজাতে পারেন।

বাস্তবে এটি সেই প্রশ্নগুলোর জায়গা নেয় যা আগে প্রতিবার আপনার দশ মিনিট করে খরচ করত: কোন অর্ডারগুলো এখনও অপরিশোধিত, এই সপ্তাহে কী এসেছে, কী শিপ করার অপেক্ষায় আছে। চ্যাট থ্রেড স্ক্রল করার বদলে, আপনি একটি তালিকা ফিল্টার করেন।

রেভিনিউ সামারি যেখানে সাহায্য করে

অর্ডার তালিকার উপরে থাকে মোট অর্ডার, মোট রেভিনিউ, আজকের রেভিনিউ এবং গত ত্রিশ দিনের রেভিনিউর একটি সারসংক্ষেপ। এটি ইচ্ছাকৃতভাবে পুরো অ্যাকাউন্ট-ভিত্তিক ভিউ — আপনি সার্চ বা ফিল্টার করলে এটি পরিবর্তিত হয় না, তাই এটি সবসময় "ব্যবসা কেমন চলছে" এর উত্তর দেয়, "এই ফিল্টার করা অংশটি কেমন চলছে" তার নয়।

বেশিরভাগ মালিকের জন্য এটি এমন একটি সংখ্যা যা তারা আগে শুধু মাসের শেষে হিসেব করতেন, যদি একেবারেই করতেন। এআই অর্ডার সংগ্রহ করার সাথে সাথে এটি আপডেট হতে দেখাই অটোমেশনকে বাস্তব মনে করায়। এই সংখ্যাগুলো আরও বাড়াতে, এটিকে হোয়াটসঅ্যাপে পরিত্যক্ত কার্ট পুনরুদ্ধার এর সাথে যুক্ত করুন।

Frequently asked questions

অর্ডার দেওয়ার জন্য গ্রাহকের কি কোনো অ্যাপ ইনস্টল করতে হয়?

না। পুরো অর্ডারটি সাধারণ হোয়াটসঅ্যাপ চ্যাটের মধ্যেই ঘটে। এআই সহকারী কার্ট পরিচালনা করে এবং কথোপকথনের মধ্যেই ডেলিভারি ও পেমেন্টের বিবরণ সংগ্রহ করে, তাই গ্রাহকের ডাউনলোড বা সাইন আপ করার কিছু নেই।

সহকারী কি সাইজ ও রঙের মতো পণ্যের ভেরিয়েন্ট সংগ্রহ করতে পারে?

হ্যাঁ। আপনার ক্যাটালগে সংজ্ঞায়িত ভেরিয়েন্ট — সাইজ, রঙ এবং অনুরূপ অপশন — অর্ডারের সাথে সংগৃহীত হয় এবং অর্ডার ড্যাশবোর্ডে প্রতিটি আইটেম লাইনে দেখানো হয়।

এটি কি ক্যাশ অন ডেলিভারি অর্ডার রেকর্ড করে?

হ্যাঁ। পেমেন্ট পছন্দ, ক্যাশ অন ডেলিভারিসহ, অর্ডারের সাথে সংগৃহীত হয় এবং পেমেন্ট পদ্ধতি হিসেবে দেখানো হয়, সাথে একটি আলাদা পেমেন্ট স্ট্যাটাস যা দিয়ে আপনি ফিল্টার করতে পারেন।

হোয়াটসঅ্যাপ অর্ডার থেকে কত রেভিনিউ এসেছে তা কি আমি দেখতে পারি?

হ্যাঁ। অর্ডার ভিউ মোট অর্ডার এবং মোট রেভিনিউ দেখায়, সাথে আজকের ও গত ত্রিশ দিনের রেভিনিউও, তাই কিছু এক্সপোর্ট না করেই আপনি দেখতে পারেন অটোমেটেড সহকারী কী নিয়ে আসছে।